第一条  为使档案管理规范化、制度化、科学化、数字化，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定，制定本规定。

第二条  档案管理工作由局办公室负责，明确1名工作人员为档案管理员。各科室、司法所需确定1名兼职档案员协助做好档案收集、移交及管理工作。

第三条  档案工作人员负责收集、整理、保管和提供利用档案，按照规定向有关档案馆移交档案，负责对所属机构的档案工作进行监督和指导，并认真履行以下职责：

（1） 认真执行档案工作的法律法规，贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策以及档案主管部门的各项规定、办法。

（2） 认真贯彻执行党和国家保密制度，忠于职守，自觉遵守档案保密规定。

（3） 刻苦钻研档案管理业务和保密专业知识，不断提高政治素质和业务素质，按照档案业务建设规范要求，认真做好档案收集、整理、归档等工作。

（4） 加强档案库房管理，定期检查档案保管情况，发现问题及时向单位领导报告，积极采取措施，保护档案安全。

（5） 认真做好档案统计工作，及时、准确地上报各类档案统计表。

第4条  整理归档

（1） 按照文件材料归档范围和档案保管期限进行整理归档。

（2） 各科室、司法所兼职档案员，负责本科室所各类总结、报告、报表等重要文件和业务资料的收集、整理工作，保证材料的安全、完整、准确、系统及归档质量。当年的文件材料须在次年3月1日前完成归档。

（3） 局档案管理员负责定期签收保管局机关正式文件和已处理完的其他文件。

（4） 局档案管理员负责对各科室所档案文件管理工作进行指导、监督和检查。对不完整、不符合归档要求的文件材料，退回有关科室所，重新整理后归档。

（5） 对应归档的材料，按年度分类、排列、编号，建立检索工具，做到存放有序、查找方便。

第5条  档案移交

（1） 声像档案的移交。声像档案的形成各科室所应在声像档案形成后按规定要求标注时间、地点、对象，内容等文字说明，并于次年3月移交局办公室，同时编写移交目录，一式两份，一份科室所留存，一份交局办公室。

（2） 数码照片档案的移交。数码照片档案的形成科室所应在数码照片档案形成后按规定要求标注时间、地点、对象、内容等文字说明，并于次年3月移交局办公室，同时编写移交目录，一式两份，一份科室所留存，一份交局办公室。

（3） 重大活动档案的移交。重大活动承办科室所应在活动结束后1个月内将档案资料移交局办公室，同时编写移交目录，一式两份，一份科室所留存，一份交局办公室。

第6条  档案保管

（1） 局办公室按照档案“八防”的管理要求，负责做好未进馆档案的保管工作。

（2） 局办公室负责对接县档案馆做好档案进馆工作。

（3） 电子文件及目录应按年度加保管期限的方法分类存储，并另行使用专用存储载体集中备份。

（4） 电子文件存储载体由局档案管理员专人专管，并不定期进行读写检测，发现问题及时采取措施进行修复。

（5） 本局归档的永久和定期（30年）保管的档案，在局办公室保管20年后，向市档案馆移交。

（6） 档案工作人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后才能离开岗位。

第7条  档案统计

（1） 档案管理员应主动向各处室局提供编制的案卷目录、卷内目录及相关检索工具。

（2） 本局发文实行两套制，一套存档，一套按发文号顺序装订，以便利用。

（3） 每年底汇编大事记和历史沿革及其他参考资料。

（4） 每次接收、移出、销毁档案，都要及时进行登记和统计，做到账物相符。

（5） 建立“案卷目录”“档案流水登记簿”“档案利用登记簿”等簿册，及时进行登记、统计工作。

第8条  档案资料借阅

（1） 局机关工作人员，因工作需要可查阅、借用档案。

（2） 外单位查阅档案，须持介绍信经局分管领导批准方可查阅。

（3） 查阅档案资料应填写查（借）阅档案登记表。

（4） 查（借）阅纸质档案者，不得拆卷、抽取、撤换、涂改、勾画档案原貌，对丢失和损坏者追究责任。

（5） 因工作需要调离本局的人员，如有未归还的借阅档案，须办结归还手续后，方可办理调动手续。

（6） 档案管理工作中收集的各类法律法规汇编、图片、音像品等资料，借阅需按要求办理登记手续。借阅过程中不得撕剪、涂改和污损资料，归还时如出现上述情况，由借阅者本人负责赔偿。

（7） 档案材料原则上不借出办公场所外，如有特殊需要，须经局分管局领导批准后方可借阅，且借阅时间原则上不得超过一星期。

第9条  档案保密

（1） 档案管理员必须严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》和有关保密规定，严守国家秘密。

（2） 档案管理员应熟悉密级的具体范围，在工作中坚持原则，严格执行。

（3） 查（借）阅涉密档案时，应严格执行有关保密规定。

（4） 根据工作需要，摘录、复制档案材料，需经局办公室主任批准，由档案管理员核对无误并加盖公章后，方可交接。

第10条  鉴定销毁

（1） 对已满保管期限的档案，通过鉴定出具鉴定报告。保管期限需要调整的，应及时调整。确实已经失去保存价值的档案，经办理手续，可以提出销毁。

（2） 需要调整和销毁的档案必须严格审批手续，销毁前应登记造册，写出销毁报告，经分管局领导审批，报上级档案部门备案。

（3） 销毁档案应严格执行规定，必须有两人监销并在销毁册上签字。销毁报告和销毁清册一并立成专卷，归档保存。

（4） 电子文件的销毁应参照国家关于纸质档案鉴定销毁的有关规定执行，并确保载体与信息彻底销毁。

（5） 非经局分管局领导批准，不得擅自销毁档案。

（6） 档案管理员工作发生调整时，应在调整前办好交接手续。

第十一条  本规定自公布之日起施行。